ADMINISTASRI PERKANTORAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah
Administrasi dan Supervisi Pendidikan
Dosen Pengampu : Sumaryanta, M.Pd











Disusun oleh :
1. Heri Kiswanto (05430007)
2. Siti Muslimah (05430008)
3. Titik Shofiyanti (05430016)
4. Novi Pusparini (06600024)
5. Muhajarotul Amna (07600030)



PENDIDIKAN MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA
2009
BAB I
PENDAHULUAN
Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan.
Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan.. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.


BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Pengertian Administrasi Perkantoran
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
C. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1) Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.
2) Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3) Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4) Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.
5) Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.
6) Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.
7) Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8) Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9) Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.
D. Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran
Pekerjaan perkantoran (Office work) disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara ligan dan pembuatan warkat-warkat tertulis laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan (George Terry dalan Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, 1992).
a. Pengertian Tata Usaha
Menurut konsep office work yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan tata usaha", adalah segenap rangkaian aktivit as menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan eterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola kegiatan:
1.1. Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga slap untuk dipergunakan bila diperlukan.
1.2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
1.3. Mengolah: yaitu berbagai kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan maksud untuk di sajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
1.4. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak keterangan-keterangan dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
1.5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan cara atau alat dari satu pihak kepada pihak lain.
1.6. Menyimpan: yaitu kegi atan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Dari keenam pola perbuatan tersebut diatas terlihat bahwa yang menjadi sasaran adalah keterangan (intormasi). Dalam perkembangannya keterangan itu bisa berciri visual dan berciri audial. Keterangan visual dapat berbentuk tulisan atau gambaran dan berupa warkat (record). Sedangkan keterangan audial bisa berbentuk rekaman dan fisiknya berupa pita (tape). Bahkan kini sudah pada taraf penggambungan keterangan visual dengan keterangan audial dalam wujud pita video yang sekaligus bisa dibaca tulisannya dan dilihat gambarnya serta didengar keterangannya. Namun dalam kenyataan saat ini pita video belumlah merupakan perlengkapan yang umum disetiap kantor.
Akan tetapi tatausaha yang mencakup 6 pola perbuatan tersebut diatas, tidak merupakan suatu urutan waktu. Masing-masing kegiatan tersebut bahkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Pada kelanjutannya masing-masing pola kegiatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja yang lebih terperinci.
Tatausaha terdapat dalam setiap organisasi. Adanya pekerjaan tatausaha ini menentukan adanya suatu hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi balk dari atas kebawah atau sebaliknya maupun secara horisontal atau menyilang. Dalam hal ini hubungan karena ketatausahaan ini tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangaka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya diwujudkan dalam bentuk surat, formulir, salinan, tembusan, atau sesuatu macam warkat lainnya.
Dalam membahas tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran, tidak terlepas dari adanya pengertian tentang "kantor" (office). Dalam hal kaitannya dengan pengertian tatausaha kantor adalah tempat di mana kegiatan tatausaha kantor adalah tempat di mana kegiatan tatausaha dilaksanakan. Bahkan kantor telah merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai sesuatu tujuan. Seorang tokoh pelopor office management Amerika Serikat "Coleman maze" mengatakan bahwa Kantor tatausaha dahulu hanya dianggap tidak lebih daripada titk temu dari tata hubungan ke dalam dan ke luar rang hanya mampu kadangkala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Namun sekarang pengertian Kantor dipandang sebagai jasad hidup yang sangat penting.
b. Peranan Tata Usaha
Untuk melaksanakan setiap pekerjaan operatif dalam suatu organisasi diperlukan "rata usaha" yang baik dan rapi. Pada pokoknya tata usaha mempunyai 3 peranan :
2.1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari organisasi.
2.2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
2.3. Membantu kelancaran pekerjaan organisasi sebagai suatu keseluruhan kaena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Dengan demikian tata usaha mempunyai 3 ciri utama yaitu :
a. Bersifat pelayanan;
b. Bersifat merembes kesegenap bagian dari organisasi;
c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
E. Hal-hal yang termasuk Administrasi Perkantoran dalam Pendidikan
Administrasi perkantoran di sekolah meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
1) Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
Pelayanan keamanan tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah.
Pelayanan kebersihan dan keindahan petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina 7K dan siswa, serta guru piket.
2) Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
3) Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
4) Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
5) Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
6) Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
7) Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jika terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada.







BAB III
PENUTUP
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan di atas.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan.
Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.

















DAFTAR PUSTAKA
Sihombing, Marlon. ADMINISTRASI PERKANTORAN. Universitas Sumatera Utara : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
SUGIARTO. MAKALAH “FORMAT BAKU DATA ADMINISTRASI DAN SISTEM PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI KEPENDIDIKAN YANG MENDUKUNG PELAYANAN PENDIDIKAN”. PROBOLINGGO : SMK. “AHMAD YANI”.
Susanto. Administrasi Perkantoran SMP Negeri 2 OKU.
SANDHYARINI , SAPUTRI. ADMINISTRASI PENDIDIKAN SEBAGAI SUATU SISTEM DALAM SEKOLAH MENENGAH . PROBOLINGGO SMP NEGERI 9.